5 étapes pour optimiser vos outils numériques

Avec l’explosion des solutions numériques disponibles aujourd’hui, beaucoup de PME se retrouvent équipées d’une multitude d’outils : CRM, ERP, outils de gestion de projet, applications collaboratives, plateformes SaaS, etc.

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Si certains sont indispensables, d’autres s’avèrent redondants ou sous-utilisés, entraînant des coûts excessifs et des processus complexes.

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Sans une stratégie claire, cette accumulation peut rapidement conduire au chaos technologique :

• des équipes perdues entre différents systèmes,
• des données éparpillées et des abonnements inutiles qui pèsent sur les finances.

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Cet article vous propose 5 étapes simples pour faire le tri dans vos outils numériques, rationaliser vos choix et optimiser vos coûts logiciels. 🚀

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Dans cet article, vous découvrirez :

👉 Comment analyser l’usage réel de vos outils numériques ?

👉 Quelles questions poser pour évaluer leur pertinence ?

👉 Comment détecter les doublons et outils sous-utilisés ?

👉 Pourquoi la compatibilité entre vos outils est essentielle ?

👉 Comment optimiser vos abonnements pour réduire les coûts ?

Avant même de faire l’inventaire de vos outils numériques, il est essentiel de clarifier vos objectifs stratégiques.

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Pourquoi ? Parce que les outils que vous conservez ou adoptez doivent être alignés sur la vision de l’entreprise et les résultats que vous souhaitez atteindre.

Ces objectifs vont modifier vos critères de sélection des outils car vous n’aurez pas les même contraintes techniques ou les mêmes attentes de résultat.

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Ces objectifs varient avec la situation de votre entreprise :

Croissance : Vous souhaitez augmenter votre chiffre d’affaires ou conquérir de nouveaux marchés.

Optimisation : Vous cherchez à améliorer la productivité de vos équipes ou à réduire les coûts opérationnels.

Diversification : Vous prévoyez de lancer de nouveaux produits ou services.

Valorisation : Vous préparez une levée de fonds ou une revente de l’entreprise et devez montrer une structure optimisée.

Internationalisation : Vous souhaitez vous développer à l’étranger, et il vous faut des outils adaptés à une gestion multi-pays.

Pourquoi ?

Si certains outils ne contribuent pas directement à vos objectifs (croissance, productivité, diversification…), ils peuvent être éliminés.

La première étape consiste à dresser un inventaire complet des outils que vous utilisez.

Notez :

👉 le nom de chaque outil.

👉 sa fonction principale (CRM, gestion de projet, comptabilité, communication interne, etc.),

👉 les équipes qui l’utilisent (marketing, ventes, RH, etc.),

👉 la fréquence d’utilisation,

👉 le coût de son abonnement,

👉 la date de résiliation.

Vous quantifiez ainsi l’usage réel de vos logiciels.

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Détectez les doublons

Beaucoup d’entreprises accumulent des outils aux fonctions redondantes. Et beaucoup d’outils n’ont plus qu’une utilité résiduelle. C’est normal ; les besoins de vos équipes évoluant, elles changent d’outils pour être toujours plus performantes.

✅ Solution : Identifiez les doublons et cherchez des solutions.Comme nous l’avons vu précédemment vous pouvez basculer d’un outils à l’autre avec la redondance de fonctionnalités.

🚀 Petite astuce : Réalisez un audit annuel de vos abonnements pour détecter les outils sous-utilisés ou obsolètes.Cette analyse se fait en analysant la redondance de fonctionnalités au sein de votre stack (empilement) d’outils.

Par exemple votre entreprise aura très probablement une licence Office 365 ou Google Workspace. Ces licences incluent des espaces de stockage.

Utilisez vous en plus une autre solution comme Dropbox, Oodrive ou autre ?

Si c’est le cas, vous avez une redondance de fonctionnalité. Ce que vous devez alors regarder c’est pourquoi ?

Est-ce que la seconde solution est plus simple d’utilisation ? Offre-t-elle une fonctionnalité essentielle ?

On peut souvent rationaliser l’utilisation d’outils en regardant la redondance des fonctionnalités. Cette redondance s’explique notamment par les choix stratégiques des éditeurs qui étoffent progressivement leurs offres de fonctionnalités pour trouver de nouveaux utilisateurs.

Vous avez ainsi une opportunité de réduction des coûts logiciels et des coûts de gestion.

Avant de décider de conserver un outil, posez-vous ces 5 questions clés :

1. Cet outil est-il utilisé par une majorité de l’équipe ? Si seuls quelques membres utilisent un outil, il peut être remplacé par une alternative déjà adoptée par le reste de l’équipe.
2. Nous permet-il de gagner du temps ? Si l’outil ne simplifie pas vos processus ou ne vous fait pas gagner en productivité, il perd de sa valeur.
3. S’intègre-t-il bien avec nos autres outils (CRM, ERP) ? La compatibilité est essentielle. Un outil isolé qui ne communique pas avec vos autres systèmes crée des silos de données.
4. Son coût est-il justifié par sa valeur ajoutée ? Comparez le coût de l’outil à son impact réel sur votre activité.
5. Existe-t-il une alternative plus simple ou moins coûteuse ? Le marché des outils numériques évolue rapidement. Il existe souvent des alternatives plus modernes, moins chères ou mieux adaptées à vos besoins.
6. Cet outil contribue-t-il directement à l’un de nos objectifs stratégiques ? Si la réponse est non, il est probablement dispensable.

Il est normal que les outils s’empilent avec le temps. On cherche une application ou un logiciel adapté aux besoins présents et on prend celui qui nous semble adapté.

Vous devez de temps en temps prendre le temps de regarder la cohérence globale.

Vous pouvez ainsi simplifier vos processus qui se sont souvent complexifiés pour s’adapter à l’outil et vous pouvez réduire vos coûts logiciels.

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Il faut noter que la simplification des processus et leur automatisation entraine toujours une réduction des coûts d’exploitation de votre structure et vous permet de dé-corréler coûts de fonctionnement et croissance. Ce qui est un immense avantage stratégique.

Trouver les meilleurs applications et logiciels peut vite devenir très compliqué.

Globalement vous avez trois type de solutions :

👉 Les logiciels spécialisés : logiciels Saas ou open-source répondant à des besoins précis ou ciblant des métiers particuliers. On peut citer des outils comme Yousign (spécialisé sur la signature électronique) ou Follaw pour la veille juridique.

👉 Les logiciels ou suite de logiciels généralistes : ce sont des logiciels Saas ou open-source qui vont vous proposer pléthore de fonctionnalités pour gérer l’ensemble de l’entreprise. Ces fonctionnalités sont clés en main comme dans les suite Zoho ou Odoo, ou bien qui peuvent permettre de construire ce que vous voulez comme Airtable ou Notion.

👉 Les solutions sur mesure : solutions entièrement développées pour répondre à vos besoins. Elles peuvent être faites par un développeur ou par des builders NoCode. Cette technologie apparue ces dernières années permet de réduire les coûts et le temps de développement. On peut citer dans les outils NoCode : Xano, Flutterflow, Ksaar, Bubble, Weweb...

Les solutions sur mesure sont à envisager :

• pour des objectifs long terme,
• dans le cas où les abonnements logiciels sont importants (plusieurs milliers d’euros par mois),
• pour répondre à des besoins de visibilité globale et de collaboration avancée,
• pour répondre à des besoins métier très précis qui n’existent pas sur le marché,
• pour gérer des données confidentielles.

Si vous vous orientez plutôt vers des logiciels Saas ou open-source. Vous les trouverez assez facilement en cherchant sur internet. Un travail de fourmi commence alors.

1️⃣ Première étape : Il faut lister ceux qui répondront potentiellement à vos besoins. Eliminer ceux qui ne répondent pas à vos besoins de confidentialité, de performance, de coûts, de connectivité...

2️⃣ Seconde étape : regardez sur Youtube ou sur des articles de blog ce qu’il est possible de faire et comment. Cela vous donnera une bonne idée de ce qui réalisable.

3️⃣ Troisième étape : Essayez ces logiciels. La plupart proposent des essais gratuits. Avant le achetez essayez-les.

Des outils incompatibles entre eux entraînent des pertes de temps et d’efficacité.

Pourquoi c’est important : Un CRM qui ne communique pas avec votre ERP ou vos outils de facturation vous oblige à ressaisir manuellement des informations, ce qui augmente le risque d’erreur et vous fait perdre un temps considérable.

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Mais au delà de ca, cela veut dire qu’il y a une forte corrélation entre votre volume d’activité et vos coûts de fonctionnement.

Augmentez le volume d’activité et vous ferez davantage travailler vos équipes. Vous augmenterez ainsi de manière cachée vos coûts de fonctionnement jusqu’à devoir embaucher de nouvelles personnes.

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Que faire ? Privilégiez des outils capables de s’intégrer facilement via des API ou des connecteurs natifs. Certaines automatisations peuvent être faites relativement facilement via des outils comme Zapier, Make, N8n... 🚀

Attention néanmoins aux données transférées. Ces outils n’offrent pas toujours toutes les conditions requises pour le respect de la réglementation française et européenne.

Les abonnements aux outils numériques peuvent rapidement représenter une part importante du budget d’une PME.

Pour optimiser les coûts des logiciels que vous souhaitez conserver :

1. Passez à un plan annuel : Les abonnements annuels sont souvent moins coûteux que les mensualités.
2. Négociez les tarifs : Si vous avez plusieurs utilisateurs, certains éditeurs acceptent de réduire les coûts.
3. Surveillez les options premium : Avez-vous réellement besoin de toutes les fonctionnalités avancées proposées ? Si ce n’est pas le cas, passez à une version basique.

Basculez vers des outils plus adaptés : Prenez le temps de basculer vos données vers un logiciel plus adapté à vos besoins.

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Enfin, envisagez de travailler avec des experts dans le domaine qui pourront travailler avec vous pour trouver les meilleures solutions compte-tenus de vos contraintes et de vos objectifs.

Le numérique est un sujet très vaste avec des évolutions permanentes.

Il est impossible pour quelqu’un qui n’y passe pas ses journées de suffisamment connaitre le sujet pour trouver les bonnes solutions.

Comme le droit ou la comptabilité, on peut apprendre beaucoup de choses par soi-même.

Mais c’est un sujet qui a aussi ses risques. Il peut être plus sage de se faire conseiller par des gens qui ont l’expérience des dangers de ce secteur.

Faire le tri dans vos outils numériques est une étape essentielle pour toute PME souhaitant maîtriser ses coûts, améliorer ses processus et éviter le chaos technologique. Avec ces 5 étapes, vous pourrez rationaliser vos choix, supprimer les abonnements inutiles et gagner en efficacité.